HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG CHUYỂN DỮ LIỆU TRÊN DRIVE SANG HỆ THỐNG MỚI

Như đã thông báo, hệ thống Google Workspace (GWS) của Yody sẽ chuyển đổi từ hệ thống GWS Business Standard sang GWS Mix Account. Phòng CNTT gửi hướng dẫn chuyển đổi sang hệ thống mới.

BẠN CÓ THỂ XEM VIDEO HƯỚNG DẪN HOẶC XEM HƯỚNG DẪN CỤ THỂ BÊN DƯỚI NHÉ!

HƯỚNG DẪN 1

HƯỚNG DẪN 2

Bước 1: Quy hoạch dữ liệu trên My Drive và tạo Shared Drive

- Người dùng truy cập vào tài khoản Google Drive cũ (ví dụ ở đây là demo@yody.vn)
- Người dùng tinh gọn dữ liệu cần di chuyển, sau đó tập hợp chúng trong 1 thư mục chung.
- chọn vào Shared Drives. Bấm nút Create a shared drive. Trong hộp thoại hiện lên, bấm Create

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

- Sau khi quy hoạch dữ liệu vào 1 thư mục, click chuột phải vào thư mục đó > chọn Organize > Move
- Trong hộp thoại hiện lên, chọn All Locations > Shared Drives. Tại đây bạn sẽ thấy thư mục Shared Drive đã được tạo. Hãy chọn Move

Bước 2: Tiến hành di chuyển dữ liệu vào Shared Drive đã tạo

Bước 3: Truy cập tài khoản được cấp trên hệ thống mới. Tạo một Shared Drives như ở Bước 1

- Truy cập vào tại khoản được cấp trong email (ví dụ ở đây là demo@congdan.id.vn), sau đó tạo một Shared Drives như đã thực hiện ở bước 1

- truy cập vào Shared Drives vừa tạo, click vào Manage members, nhập khoản Google Drive cũ (ví dụ ở đây là demo@yody.vn), cấp quyền cho tài khoản quyền Manager.

Bước 4: Truy cập vào tài khoản Google Drive cũ để tiến hành di chuyển dữ liệu

- Truy cập vào tài khoản Google Drive cũ. Sau đó vào Shared Drives. Chọn thư mục đã tập hợp tài liệu. Click chuột phải chọn Organize > Move
 - Trong hộp thoại hiện lên, bạn chọn Shared Drive, sau đó chọn thư mục mà tài khoản Google Drive mới vừa tạo,  chọn Move

Bước 5: Truy cập vào tài khoản Google Drive mới để chuyển dữ liệu về

- Truy cập vào tài khoản Google Drive mới. Sau đó vào Shared Drives. Chọn thư mục đã tập hợp tài liệu. Click chuột phải chọn Organize > Move
 - Chọn My Drive, chọn Move

Như vậy đã thực hiện xong việc di chuyển dữ liệu. Hãy kiểm tra lại dữ liệu đã chuyển!

Bước 6: Xác nhận hoàn tất chuyển dữ liệu 

Sau khi hoàn tất việc chuyển dữ liệu sang tài khoản mới, Hãy truy cập vào link sau, chuyển trạng thái > Đã hoàn thành!

MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP

1. Người dùng không thể move folder từ My Drive lên Shared Drives

Lý do: trong các folder của người dùng share cho người ngoài tổ chức và họ upload file vào folder đó dẫn đến tình trạng không thể remove.
Cách xử lý: Người dùng có thể "Make copy" sang 1 file khác trong folder (nếu file đó quan trọng), sau đó remove file đó đi hoặc remove luôn nếu file đó không quan trọng
Mẹo: Có thể kiểm tra file đó bằng khách tải xuống và mở.

YODY xin cảm ơn!